Version 2026-07-19-1

Datenschutzerklärung

Stand / Version: 2026-07-19-1

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO: Christian Holdenried, handelnd unter „Holdenried Gruppe”, Jahnstraße 87, 70771 Leinfelden-Echterdingen, Telefon 0711 27340036, kontakt@h-ried.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich.

2. Rollen: Anbieter und Nutzer als Verantwortliche

Für die von Ihnen als Kontoinhaber (Investor) erfassten Daten Dritter — insbesondere Mieterdaten (im Mieter-Portal), Daten von Handwerkern oder weiteren Beteiligten — sind Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche; der Anbieter verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag, um Ihnen die Funktionen bereitzustellen. Für den Betrieb des Dienstes selbst (Ihr Konto, Abrechnung, Sicherheit) ist der Anbieter Verantwortlicher.

Das gilt ausdrücklich auch für die Selbst-Registrierung im Mieter-Portal: Meldet sich ein Mieter über den QR-Code seiner Abrechnung selbst an, sind die dabei angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer) und die zugehörige Anfrage Ihre als Kontoinhaber verantwortete Verarbeitung. Der Dienst nimmt die Anfrage technisch entgegen, benachrichtigt Sie darüber und stellt die Oberfläche zur Prüfung und Freischaltung bereit; Zugriff erhält der Mieter erst nach Ihrer Bestätigung. Für diese Verarbeitung ist dem Mieter ein eigener Datenschutzhinweis zugänglich (/portal/datenschutz).

3. Welche Daten wir wozu verarbeiten

Datenart	Zweck	Rechtsgrundlage	Speicherdauer
Kontodaten (E-Mail, verschlüsseltes Passwort via Firebase Auth)	Login, Kontoverwaltung	Art. 6 Abs. 1 b	bis Kontolöschung
Objekt-/Mietverwaltungsdaten (Gebäude, Einheiten, Mietverhältnisse, Zahlungen, Darlehen)	Kernfunktion	Art. 6 Abs. 1 b	bis Löschung durch Nutzer
Personen-Stammdaten (Namen, Kontakt, IBAN; ggf. steuerrelevante Angaben zu Kindern)	Verwaltung, Steuervorbereitung	Art. 6 Abs. 1 b, ggf. c	bis Löschung / gesetzl. Fristen
Mieterportal-Registrierungsanfragen (Name, E-Mail, optional Telefon, Bezug zu Objekt/Einheit, Status der Prüfung)	Prüfung und Freischaltung des Mieterportal-Zugangs durch den Kontoinhaber	Art. 6 Abs. 1 b, f	offene Anfragen 30 Tage, entschiedene 90 Tage
Protokolle der Mieterportal-Vorschau des Verwalters (wer hat wann welchen Mieter angesehen)	Kontrolle der Portal-Ansicht durch die Verwaltung, Nachvollziehbarkeit	Art. 6 Abs. 1 f	90 Tage (Event-TTL)
Mieterportal-Zugang (Konto-Verknüpfung zum Mietverhältnis, Zuordnung der Abrechnungen)	Bereitstellung der eigenen Abrechnungen und Meldungen für den Mieter	Art. 6 Abs. 1 b	bis Ende des Portal-Zugangs: 3 Monate nach Versand der letzten Nebenkostenabrechnung (ohne Abrechnung im System: mit dem Auszug), spätestens 3 Monate nach Ablauf der gesetzlichen Abrechnungsfrist; das Konto selbst bleibt für den Nachweis bestehen
Besondere Kategorien (z. B. Pflegegrad, Behinderung/Merkzeichen), soweit vom Nutzer eingegeben	Steuervorbereitung im Auftrag des Nutzers	Art. 9 Abs. 2 (i. V. m. Einwilligung/Auftrag des Nutzers)	bis Löschung
Hochgeladene Dokumente/Belege (PDF, Bilder)	Dokumentenverwaltung, Belegerkennung	Art. 6 Abs. 1 b	bis Löschung durch Nutzer
Bankzugangsdaten (FinTS-PIN, AES-256-GCM verschlüsselt)	Kontoumsatz-Abgleich	Art. 6 Abs. 1 b (auf Veranlassung)	bis Entfernung durch Nutzer
E-Mail-Postfach-Zugang (SMTP-App-Passwort, verschlüsselt)	Versand eigener Mieter-/Ticket-Mails über Ihr Postfach	Art. 6 Abs. 1 b	bis Entfernung durch Nutzer
Abrechnungsdaten (Tarif, Zahlungen via Stripe)	Vertrags-/Zahlungsabwicklung	Art. 6 Abs. 1 b, c	gesetzl. Aufbewahrung
Nutzungs-/Analyse-Ereignisse (First-Party, s. Ziff. 6)	Produktverbesserung, Reichweitenmessung	Art. 6 Abs. 1 f	ca. 400 Tage
Server-Logs (IP, Zeit, Ressource)	sicherer Betrieb	Art. 6 Abs. 1 f	kurzzeitig

4. Künstliche Intelligenz / Belegerkennung

Für die automatische Auswertung hochgeladener Belege und Dokumente setzt der Dienst Sprachmodelle externer Anbieter ein — derzeit Anthropic (Claude) und Google (Gemini). Die betreffenden Dateien werden zu diesem Zweck an den jeweiligen Dienst übermittelt und dort zur Extraktion verarbeitet. Dabei kann eine Übermittlung in ein Drittland (USA) erfolgen; diese wird auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-U.S. Data Privacy Framework gestützt. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b); eine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, soweit einschlägig):

Google / Firebase (Google Ireland Ltd.) — Hosting (Cloud Run), Datenbank (Firestore), Authentifizierung, Dateispeicher.
Anthropic und Google (Gemini) — KI-Belegerkennung (s. Ziff. 4), ggf. Drittland USA.
Stripe Payments Europe Ltd. — Zahlungsabwicklung kostenpflichtiger Tarife.
Resend (über den zentralen Maildienst „mailflow”) — Versand von Konto-/Lifecycle-Mails.
LetterXpress / A&O Fischer GmbH & Co. KG, Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe) — nur soweit Sie den Postversand (z. B. Nebenkostenabrechnung) nutzen.
Bank-Schnittstelle (FinTS) — Kontoumsatz-Abruf über einen selbst betriebenen Dienst; es wird kein externer Konto-Aggregator eingeschaltet.

Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

6. Analyse / Reichweitenmessung (First-Party)

Der Dienst erfasst zur Produktverbesserung eigene Nutzungsereignisse (z. B. Seitenaufruf, genutzte Funktion, Anmeldung) in der eigenen Datenbank. Gespeichert werden nur technische Kennungen und auf zulässige Werte begrenzte Eigenschaften — kein Freitext, keine Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem funktionierenden, verbesserten Dienst (Art. 6 Abs. 1 f).

Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Tools von Drittanbietern ein (insbesondere kein Google Analytics, kein Tag Manager, kein Plausible/Matomo, keine Meta-Pixel) und laden hierfür keinerlei fremde Skripte oder Pixel. Es findet kein kanalübergreifendes Tracking und keine Profilbildung zu Werbezwecken statt.

Um zu verstehen, wie unsere öffentlichen Seiten und unsere Live-Demo genutzt werden, führen wir eine eigene, cookielose Reichweiten- und Funnel-Messung durch. Erfasst werden dabei ausschließlich nicht-personenbezogene Merkmale: aufgerufener Seitenpfad, Verweisquelle (nur die Domain des Referrers) und ggf. UTM-Kampagnenparameter, ungefähres Herkunftsland, eine grobe Geräteklasse (Desktop/Mobil), Verweildauer und Absprungpunkt sowie — bei den Knöpfen und Links unserer öffentlichen Seiten — welcher Knopf bzw. Link wie oft geklickt wurde. Gezählt wird dabei ein fester, im Quelltext hinterlegter Bezeichner des Elements; welchen Text Sie angeklickt haben und wohin der Link führt, wird nicht erfasst. Eine Wiedererkennung innerhalb eines Tages erfolgt allein über einen täglich wechselnden, nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash), der aus einer gekürzten IP-Adresse (letztes Adressblock entfernt), der Browserkennung und einem geheimen Tageswert berechnet wird. Ihre vollständige IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert, es werden keine Cookies gesetzt und es entsteht kein dauerhaftes Nutzerprofil und kein Fingerprint über den Tag hinaus. Angemeldete Nutzer (Kunden) sowie erkennbare Suchmaschinen-/KI-Crawler werden von dieser Messung ausgenommen.

Für diese Messung wird auf Ihrem Endgerät nichts gespeichert und nichts gelesen: kein Cookie, kein Eintrag im Browser-Speicher (weder Local- noch Session-Speicher, kein IndexedDB) und kein Zugriff auf Geräte-Informationen. Die kurze Besuchs-Kennung dieser Messung existiert ausschließlich im Arbeitsspeicher der gerade angezeigten Seite und ist mit dem Verlassen der Seite verschwunden.

Weil die Messung cookielos und ohne Zugriff auf Endgeräte-Informationen erfolgt und keine personenbezogenen Profile bildet, ist hierfür keine Einwilligung (kein Cookie-Banner) erforderlich; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Roh-Ereignisse dieser Reichweiten-/ Funnel-Messung werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; erhalten bleiben lediglich aggregierte, nicht personenbeziehbare Tages-Kennzahlen (z. B. Besucher- und Seitenaufrufzahlen), die keinen Rückschluss auf einzelne Personen erlauben. Für die Klick-Zählung bleiben Tages-Summen je Seite und Element höchstens 25 Monate erhalten; sie enthalten nur die Anzahl der Klicks und die Zahl der verschiedenen Tages-Prüfwerte — keine Kennung, die eine Person identifiziert.

Nutzung der Funktionen in der App

Zusätzlich zählen wir in der Anwendung am Server, welche Seiten und Funktionen genutzt werden — also welcher Bereich aufgerufen und welcher Knopf oder welche Auswahlliste bedient wurde. Gespeichert werden dabei nur die Funktion (die Routen-Vorlage bzw. ein fester Schlüssel), der Zeitpunkt, eine Nutzergruppe (z. B. Kontoinhaber, Mitnutzer, Mieter oder automatischer Aufruf) und ob der Aufruf gelungen ist. Keine Inhalte (kein Freitext, keine eingegebenen Werte, keine Beträge), keine IP-Adresse und keine Browserkennung. Diese Zählung ist ungesampelt und läuft ohne Zugriff auf Ihr Endgerät.

Zweck ist die Pflege und der Rückbau ungenutzter Funktionen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem schlanken, tatsächlich genutzten Funktionsumfang (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Roh-Ereignisse dieser Nutzungszählung werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; die daraus gebildeten Tages-Summen je Funktion und Nutzergruppe bleiben höchstens 25 Monate erhalten und enthalten keine Kennung, die eine Person identifiziert.

7. E-Mail-Kommunikation

Konto- und Transaktionsmails senden wir zur Vertragserfüllung. Lifecycle-/Informationsmails werden über den zentralen Maildienst „mailflow” (via Resend) nur an Kontoinhaber versendet; jede solche Mail enthält einen Abmeldelink (Unsubscribe), Impressum und Abmelde-Header werden strukturell ergänzt. Mieter-/Ticket-Mails versenden Sie als Kontoinhaber über Ihr eigenes E-Mail-Postfach (SMTP); insoweit sind Sie Versender.

8. Cookies / lokale Speicherung

Technisch notwendige Speicher (z. B. Session/Login) werden ohne Einwilligung genutzt (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Nicht notwendige Tools werden nur nach Einwilligung eingesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (zuständig: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg).

Änderungslog

2026-09-24-1 (2026-09-24): Mieterportal-Selbst-Registrierung ergänzt (§2 Rollen-Absatz, §3 neue Datenart „Mieterportal-Registrierungsanfragen” mit Speicherdauer 30/90 Tage). Anlass: Registrierung über den QR-Code mit Bestätigung durch die Verwaltung (#2298).
2026-07-18-1 (2026-07-18): Erstfassung. Verarbeitungen, KI-Dienste (Anthropic/Google), Empfänger (Firebase, Stripe, Resend/mailflow, LetterXpress, FinTS), First-Party-Analytics (#179) gemäß realer Implementierung. Hinweis auf mögliche Art-9-Daten und Auftragsverarbeiter- Rolle gegenüber dem Kontoinhaber. Noch nicht anwaltlich geprüft.
2026-09-24-2 (2026-09-24): §3 um die Protokolle der Mieterportal-Vorschau ergänzt („Ansicht als Mieter” für den Verwalter, read-only, 90 Tage TTL); §2 um den Hinweis, dass die Verwaltung die Portal-Ansicht einsehen kann.
2026-09-25-1 (2026-09-25): §3 (Zeile „Mieterportal-Zugang”) um die Speicherdauer des Portal-Zugangs ergänzt: er endet 3 Monate nach dem Versand der letzten Nebenkostenabrechnung (bei Verträgen ohne Abrechnung im System mit dem Auszug), spätestens 3 Monate nach Ablauf der gesetzlichen Abrechnungsfrist. Der Mieter wird vorher per E-Mail informiert. Anlass: Zugangs-Ende mit Nachfrist (#2301).
2026-09-26-1 (2026-09-26): §6 um den Absatz „Nutzung der Funktionen in der App” ergänzt: serverseitige Zählung von Seitenaufrufen und bedienten Funktionen ohne Inhalte, ohne IP, ohne Browserkennung; Roh-Ereignisse 90 Tage, Tages-Summen je Funktion und Nutzergruppe höchstens 25 Monate. Reine Information — keine neue Einwilligungsgrundlage, die Fassung (DSE_VERSION) bleibt deshalb unverändert. Anlass: Nutzungs-Audit 2026-09-26, Paket 2 (#2450).